Kom langs: Ma t/m Vr van 8:00 - 16:30
Bel ons: 0570 - 679 679
15 NOV

e-Depot

  • 209

Een e-depot of elektronisch depot is een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van statische documenten. Het betreft daarbij alle soorten en formaten van elektronische documenten: gescande papieren documenten, office-documenten, zoals tekstverwerking, rekenschema’s, presentaties, foto’s, tekeningen, multimedia, etc., kortom alles wat als een digitaal object opgeslagen kan worden. Dit systeem is in feite een technische voorziening, bestaande uit hardware en software, voor de duurzame bewaring en beschikbaarstelling van onveranderlijke digitale informatie, zowel digitaal geboren als gedigitaliseerd. Het gaat dus niet alleen om geheugenruimte maar om het samenspel van speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software en speciaal voor archiefopslag ontwikkelde hardware.

e-Depot

Welke varianten voor het e-depot zijn er mogelijk? Hoe past het e-depot in het brede informatiebeheer van de decentrale overheden? Deze en andere vragen over een e-depotvoorziening worden beantwoord in het Rapport e-depotvoorziening decentrale overheden.

Voor projectleider en informatiearchitecten
Het rapport is geschreven voor projectleiders e-depot en informatie-architecten en vormt een verdieping op het eerdere AIDO onderzoek naar Functionaliteit e-depotvoorzieningen. Het onderzoek is uitgevoerd door een kernteam bestaande uit de deskundigen van de 3 decentrale overheden en is in wisselwerking  met leveranciers en het veld tot stand gekomen.

Varianten
Een e-depotvoorziening kan in verschillende fasen van de levensloop van informatie ingezet worden. In het rapport zijn 3 varianten uitgewerkt:
1. het e-depot als digitale archiefbewaarplaats (voor permanent te bewaren en al dan niet vervroegd over te brengen archief)
2. het e-depot als digitale archiefbewaarplaats en als digitale archiefruimte (voor permanent te bewaren en op termijn te vernietigen archief dat nog niet voor overbrenging in aanmerking komt)
3. het e-depot als digitale archiefbewaarplaats, digitale archiefruimte en brede informatieopslag (voor permanent te bewaren archief, op termijn te vernietigen archief en voor informatie tijdens de lopende zaakfase).

Het geheel van de beschreven functionele eisen past in het brede perspectief van informatiebeheer.

KonnecteD